Đại biểu tham dự Hội nghị
Tham dự Hội nghị năm nay, ngoài EVNGENCO1 còn có 12 đơn vị thành viên là các công ty thủy điện và nhiệt điện trực thuộc EVNGENCO1. Tổng kết công tác văn phòng năm 2019, toàn Tổng công ty đã có sự chuyển biến mạnh mẽ trên nhiều lĩnh vực, nổi bật nhất là việc ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử E-office 3.0 để xử lý văn thư, lưu trữ hồ sơ nhằm hướng đến một văn phòng làm việc không giấy tờ. Kể từ khi hệ thống E-office 3.0 được đưa vào áp dụng rộng rãi trong toàn EVNGENCO1, số lượng văn bản phát hành bằng giấy đã giảm đáng kể, thay thế vào đó là văn bản phát hành bằng điện tử. Trong năm 2019, nhiều đơn vị trong EVNGENCO1 có tỷ lệ phát hành văn bản điện tử rất cao, điển hình là Công ty nhiệt điện Duyên Hải chiếm 97%, Công ty thủy điện Đồng Nai chiếm 96%, Công ty ĐHĐ chiếm 81%. Một số đơn vị tuy tỷ lệ phát hành văn bản điện tử trong năm 2019 chưa cao nhưng cũng cho thấy sự chuyển biến đáng kể khi có sự nhảy vọt trong những tháng cuối năm. Đi kèm với việc phát hành văn bản điện tử là công tác lập hồ sơ công việc. Tất cả các đơn vị thành viên thuộc EVNGENCO1 đã triển khai lập hồ sơ điện tử cho các công việc đang xử lý. Một số đơn vị điển hình đã thực hiện tốt công tác lập hồ sơ công việc, tỷ lệ hồ sơ công việc đạt đến 100% như Công ty ĐHĐ, CTTĐ Bản Vẽ, CTTĐ Đại Ninh, CTTĐ Đồng Nai, CTNĐ Uông Bí, CTNĐ Quảng Ninh. Bên cạnh những kết quả ấn tượng về ứng dụng văn phòng điện tử trong năm 2019, công tác truyền thông và quan hệ cộng đồng cũng được Tổng công ty đẩy mạnh và đạt được kết quả khả quan. Trong năm 2019, tổng số lượng tin bài đăng trên website của EVNGENCO1 đạt 225 bài, trung bình mỗi ngày có một tin mới được đăng. Số lượng tin bài do các đơn vị thành viên đóng góp tăng lên đáng kể.
Các đơn vị tham gia đóng góp ý kiến tại Hội nghị
Một nội dung tại Hội nghị được các đơn vị hào hứng tham gia là các tham luận chia sẻ kinh nghiệm. Năm nay, Tổng công ty phân công cho 09 đơn vị trình bày tham luận, chia sẻ kinh nghiệm của đơn vị mình. Đề tài tham luận rất phong phú, được Tổng công ty giao phù hợp với thế mạnh của từng đơn vị. Trong đó, Công ty ĐHĐ trình bày tham luận với chủ đề “Công tác quan hệ, hợp tác với đối tác nước ngoài”. Là một đơn vị vừa đảm trách công tác phát điện, vừa thực hiện đầu tư phát triển nguồn điện, đặc biệt đang vận hành nhà máy thủy điện Đa Nhim với hơn 55 năm lịch sử, trong nhiều năm qua Công ty ĐHĐ đã làm việc với nhiều đối tác nước ngoài liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau. Nội dung tham luận của Công ty ĐHĐ chia sẻ các kinh nghiệm làm việc, hợp với đối tác nước ngoài trong lĩnh vực tiếp cận nguồn vốn vay đầu tư Dự án mở rộng NMTĐ Đa Nhim và Dự án nhà máy điện mặt trời; làm việc với Tư vấn nhà thầu nước ngoài tại công trường và đón tiếp các đoàn khách tham quan học tập tại nhà máy thủy điện Đa Nhim hiện hữu. Nội dung chia sẻ của Công ty ĐHĐ được các đại biểu tham dự Hội nghị đánh giá cao và nhiệt tình góp ý, trao đổi kinh nghiệm.
Đại diện Công ty ĐHĐ trình bày tham luận
Hội nghị tập huấn công tác văn phòng năm 2019 có sự tham dự của Tiến sĩ Nguyễn Thị Chinh đến từ Trung tâm Khoa học & Công nghệ Văn thư - Lưu trữ trình bày chuyên đề “Công tác văn thư lưu trữ trong bối cảnh Chính phủ điện tử”. Nội dung trình bày của chuyên gia giúp các đại biểu thấy được việc thực hiện văn phòng điện tử và tiến đến chính phủ điện tử là một xu hướng khách quan. Mục tiêu đó sẽ thực hiện được trong tương lai gần khi văn bản điện tử, hồ sơ công việc và xử lý công việc được thực hiện trên nền tảng công nghệ thông tin.
Tiến sĩ Nguyễn Thị Chinh - Trung tâm Khoa học & Công nghệ Văn thư - Lưu trữ
Mặc dù năm 2019 Văn phòng Tổng công ty và các đơn vị đã nỗ lực cố gắng và đạt được kết quả ấn tượng so với năm 2018, song công tác văn phòng vẫn phải ngày càng được nâng cao để đáp ứng yêu cầu công việc trong thời đại công nghệ thông tin bùng nổ, công nghệ 4.0 đã hiện diện trên từng công việc hàng ngày. Phát biểu chỉ đạo tại Hội nghị, ông Trần Việt Anh - Phó Tổng giám đốc ENGENCO1 nhấn mạnh: “Thực tiễn đã khẳng định: Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng TCT và hệ thống văn phòng chuyên trách của các đơn vị chính là nâng cao năng lực quản lý, chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Tổng công ty và Lãnh đạo các đơn vị. Hiệu quả quản lý của đơn vị không thể tách rời hiệu quả hoạt động của Văn phòng. Để nâng cao hiệu quả và tính chuyên nghiệp trong công tác văn phòng thì việc nâng cao chất lượng nguồn nhân sự được xem là một giải pháp ưu tiên, vì đó là yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức”.
P.TGĐ Trần Việt Anh phát biểu chỉ đạo Hội nghị
Mặc dù được tổ chức lần đầu tiên nhưng Hội nghị tập huấn công tác văn phòng năm 2019 của EVNGENCO1 đã mang lại nhiều ý nghĩa. Hội nghị là cơ hội để các đơn vị chia sẻ kinh nghiệm của đơn vị mình và tiếp nhận những điểm mới lạ của đơn vị bạn. Đối với một doanh nghiệp, văn phòng như một cửa ngõ đầu tiên để đối tác tiếp cận thông tin, tìm kiếm cơ hội hợp tác, đầu tư. “Cửa ngõ” đó cần phải được chăm chút, nâng cấp, cải thiện liên tục để hình ảnh của doanh nghiệp luôn hiện diện một cách chuyên nghiệp, hiện đại trong mắt bạn bè và đối tác.